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【学习资料】文稿篇幅“控制论”
发布时间: 2021-12-06 浏览次数: 859

控制论是20世纪的伟大科学理论之一,由美国数学家罗伯特·维纳1948年提出。它是一门研究生命体、机器和组织内部或彼此之间控制和通讯一般规律的科学,在工程、生物、经济、社会等自然科学和社会科学领域都有广泛应用。

所谓控制,就是为了改善某个或某些受控对象的功能或发展,需要获得并使用信息,以这种信息为基础而进行通信并作用于对象。这话很学术,不易理解,通俗说就是不同的人和事物之间通过某种方式交换信息,不断反馈信息、纠正偏差,循环往复以致系统自洽的过程。

人类社会很多领域都离不开控制,包括自然生态在内的系统,从建构那一天开始,就得通过信息传递获得反馈,并以特定方式进行纠偏,通过纠偏而进化,进而达到整个系统运作逻辑的自洽。即便像建构一个由不同文字模块组成的文字系统——文章,同样可以从控制论中获得解释。就拿“篇幅长短”这个问题来说,写作者在创作过程中,就得从不同维度于外界进行信息交换,进而获得反馈,纠正偏差,最终确定篇幅长短,这俨然就是一个系统优化控制过程.

我认为,可从四个维度获得信息反馈。

从事情维度交换信息

根据事情的复杂程度控制篇幅

文稿是客观事物的反映,随客观事物变化而变化。篇幅长短要服从内容需要,根据文章所写事情的复杂程度来控制。怎么控制?需要把握五条原则:

 

1.多则长,寡则短

比如,一个科室的工作总结,一两千字就可以说清楚,若是一个单位的总结则不然,涉及面广、方方面面都要兼顾,没个几千字下不来。

2.实则长,虚则短

对于言之有物的真材实料、言之有理的真知灼见、言之有情的肺腑之言,可以深入细致地分析,反之就尽量从简,甚至略而不谈。

3.难则长,轻则短

对于背景复杂、涉及面广、解决难度大的问题,可多分几个层次、多换几个角度,对于相对简单、容易理解的问题,可概括性地表达,只要让人看得懂就可以了。

4.重则长,轻则短

对于重点、难点、亮点,以及各方关注的焦点、热点,事关全局、影响深远和意义重大的问题,浓墨重彩地写,无关紧要的问题,一笔带过也是可以的。

5.新则长,旧则短

对于新情况、新问题,解决问题的新措施、新方法,取得的新成绩、新进展,有必要重点写、详细写,而众所周知、老生常谈的情况,就不要过度展开。

从文种维度交换信息

根据文种的体例范式控制篇幅

俗话说:像不像、三分样。写好任何一篇文稿,都需量“体”裁衣,让形式符合文体特征,让人一看,就觉得“应该是这个样子”。这里所谓“体”,就是文种、体例,如《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文就各有各的体例范式,篇幅上差别很大。如何量?看两方面情况:

1.看文种类型

不同文种有不同特点,有不同表述方式。有些文种结构简单、语言简洁、篇幅简短,如请示、批复、命令,多的几百字,少的只有十来个字。比如,1954年毛泽东在第一届全国人民代表大会第一次会议开幕式上的致辞,仅660余字,精炼至极,堪称学习的经典文本。而一些综合性文稿,如讲话稿、工作报告则不然,结构相对复杂,涉及方方面面,字数少的一两千字,多的上万字。比如,党的十九大报告,全文共分为十三个部分,长达32000多字,篇幅非常宏大,绝非通知、批复等文稿可比。

2.看篇章结构

文稿内部有各种表意模块,有的用来谈认识、谈理念、讲意义,有的用来讲措施、讲方法、提要求,有的讲面上,有的说点上,模块不同,表述要求也是不同的。比如,起草工作指导意见,对于目标、任务、措施、要求等核心板块,一般要写深写细,不厌其精、不厌其实,而对于认识、思路、原则等板块则不用过度展开,点到为止即可,对于点上的情况,可以详尽一些,而面上的概括,则要尽量归纳概括、抽象简洁。

从时间维度交换信息

根据时代背景和时间要求控制篇幅

文章的篇幅到底怎么控制?我的观点是审时度势,把文稿放到具体的“时间”背景下考虑,做到因“时”而变,根据时代背景和时间要求控制篇幅。“时”是什么?我的理解是两方面:

1.宏观之时

即时代、时期,属于写作的大背景。表现在两方面。一是时代条件。比方说,科技水平、社会环境等,一定程度上会影响写作。现在信息技术发达,写作场景已然发生变化,不再是用毛笔书写,而是在键盘上敲打,然后手指一点,打印机上就能打出来,二者的书写效率有霄壤之别。另外,当今可用的写作素材越来越丰富,获取也越来越便捷,所以写作篇幅完全可以长一点,技术上完全没问题,在古代则办不到,一没电脑,二没网络,不仅书写成本高,关键是效率低,所以写作不得不追求简约,如曾巩在《南齐书目录序》就说:“号令之所布,法度之所设,其言至约,其体至备。”那是技术条件限制了篇幅,也是没办法的事情。二是时代背景,好文章要体现时代性,所谓“文章合为时而著,歌诗合为事而作”就是这个意思,如1942年,毛泽东在延安干部会上讲:“现在是在战争的时期,我们应该研究一下文章怎样写得短些,写得精粹些。…文章太长了,有谁来看呢?”。换言之,如果是和平时期,篇幅长一点也不是不可以。

2.微观之时

可理解为具体时间,如小时、分、妙等,属于写作的具体约束性条件。拿汇报材料来说,表现在两方面:一方面是“时间有限”。比如汇报时规定为10分钟,讲的复杂了会超时,挤占别人发言时间,讲简略了,时间用不完,浪费了可惜。这就需要写作者在写作时把握好这个度,充分考虑时间的因素,做到看菜吃饭,根据时间长短来确定篇幅长短。一方面是“事情紧急”。比方说,一个地方发生了自然灾害或安全事件,你要第一时间向上级汇报事件情况。怎么写?这种汇报稿就要简明扼要,不纠结细枝末节,让上级在最短时间内把握实情、快速决策。若是事情不紧急,汇报稿就可以适当增加篇幅,把工作汇报得尽量详尽一些。

从人的维度交换信息

根据文稿的相关者控制篇幅

古希腊哲学家普罗泰戈拉有句名言:“人是万物的尺度,存在时万物存在,不存在时万物不存在。”在文稿写作中,人是主导因素,是篇幅的尺度,文稿篇幅的确定,关键在人。对公文而言,决定篇幅的人来自两方面:

1.来自内部审签者

审签者是文稿的“初级消费者”,对文稿有正向塑造作用,甚至有最终决定权。怎么与审签者交换信息?最明智的就是提前掌握审签者的“消费需求”,对讲话稿而言,应围绕领导要求、职务特征、目的意图、风格特点来写。

以汇报材料为例,若是下级向上级汇报工作,一般直奔主题,要言不烦,讲结果,讲成效;若作为上级安排工作,则可以适当展开,从谈认识、讲思路,到讲方法、提要求,既体现思想性还体现可操作性。即便是同一个场合的汇报材料,意图不同,各部分的繁简详略也不同。比如,为了汇报成绩,稿子则尽量少谈认识,多讲成绩;若是研究工作,则要少谈成绩,多讲下一步如何做、具体措施是什么;若是请求解决问题,则要多讲事由、请求事项,少讲道理。

2.来自外部接受者

即文稿的受众,受众是文稿的“终极消费者”,对文稿有“逆向塑造”作用。如何与他们交换信息?重点是看受众喜欢听什么、密切关注什么?仍以汇报材料为例,我感觉有三方面要考虑:

——考虑受众的时间宽裕度。若时间相对充裕,可以适当增加内容和篇幅,越是全面系统和透彻,效果越好;若时间紧迫,就要控制篇幅,越简短越好。

——考虑受众的工作熟悉度。如果对方对情况不太熟悉,可以考虑增加篇幅,把工作的来龙去脉、基本情况作适当铺垫,然后再切入正题;如果对方对情况已经很熟悉了,则要开门见山、直陈其要、不绕弯子。

——考虑受众的风格特点。比如性格特征、兴趣爱好、思维习惯、知识背景和工作履历等,人所不欲,勿施于人,主动考虑对方感受,对方喜闻乐见的事情则多写,对方不想了解的事情最好不写。

正是基于这个洞察,毛泽东才说:“想一想自己的文章、演说、谈话、写字是给什么人看、给什么人听的。”这就是所谓的“用户思维”,根据用户的“消费需求”来设计篇幅长短。

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