南京中医药大学公文处理办法
第一章 总 则
第一条为了适应工作需要，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《江苏省党政机关实施<党政机关公文处理工作条例>细则（试行）》（苏办发〔2012〕37号）精神，结合我校工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于南京中医药大学及所属各单位公文处理工作。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。
第六条全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人（或兼职文秘人员）负责。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。
第七条学校党委办公室、校长办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各单位的公文处理工作。
第二章 公文种类
第八条学校常用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位执行或周知事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。
（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（十）规定。适用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）办法、细则。适用于对党政法规提出贯彻实施的方法或详细规则。
（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。学校发文单位标志的主要形式及使用范围按照《南京中医药大学公文版头》执行，具体见附件1。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文及专题会议纪要应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。用印页（发文单位署名页）如无正文，应标注“（此页无正文）”。会议纪要可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”等上行文、需要受理单位答复的平行文等，应当在附注中表明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位；应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行，具体印制格式标准见附件2。
第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
要认真贯彻落实中央、省委和学校关于进一步精简文件和简报的精神和要求，从严控制公文数量。属以下情况的，不再制发公文：现行公文仍然适用的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；只是重申已有规定、要求，没有新政策、新措施、新办法的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。
从严控制公文制发规格。各部门单位职责范围内的常规工作、事项，可以部门单位名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中综合协调的事务，可以学校党委办公室、校长办公室名义行文的，不以学校名义行文。通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文。从严控制以会议名义突击制发公文。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党委和行政事宜要分别行文。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十五条向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）学校内设机构除党委办公室、校长办公室外不得向校外上级部门正式行文。学校各部门、单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应该经学校党委、行政同意或者授权、并报分管校领导审批后办理。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四）请示事项涉及校内其他部门单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；未经协商，不得上报。
（五）各教学科研及产业机构向学校请示问题、报告工作或对外行文，一般应先送事项相关的学校业务主管部门备案审核，由该部门提出意见后，送党委办公室、校长办公室转呈有关校领导或进入办文流程。
（六）除领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
第十六条向全校各单位或下级单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：
（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。
（二）学校党委、行政可向全校各单位行文。
（三）党委办公室、校长办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各单位行文。学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。因特殊情况确需向校内各部门、学院、单位正式行文的，应当报经学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。
（四）学校党政部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向各学院、直属单位发布通知。以学校名义下发的公文，涉及多个部门单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。
（五）中共南京中医药大学纪律检查委员会、中共南京中医药大学保密委员会按照工作职责可以向校内各部门、学院、单位行文。南京中医药大学工会委员会、共青团南京中医药大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第十七条校党委以“中共南京中医药大学委员会”、校行政以“南京中医药大学”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于学校党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级机关的指示，符合学校有关规定，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号。
（五）各单位要高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平，部门单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须主动与有关单位协商会签，征求意见，达成一致后方可行文。
（六）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后，便于审核。
（七）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。
（八）起草公文首页应使用统一印制的公文稿纸。
第二十条 公文文稿签发前，由起草部门、单位负责人进行初步审核后，应当由党委办公室或校长办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策、上级有关文件精神及学校规章制度等；是否完整准确体现学校意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，由党委办公室或校长办公室退回主办单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办单位修改后重新报送。
第二十二条 以学校名义印发的公文应当经学校党政主要领导审批签发，或授权其他校领导签发。联合发文由所有联署部门单位的主管校领导会签。
签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名的，视为同意。
学校会议纪要，由参加会议的主办单位负责人审核，视情形送有关单位负责人会签后，由主持会议的校领导签发。
第二十三条发文字号的编制，按照《南京中医药大学常用机关代字》执行，以学校名义发文的，由党委办公室、校长办公室确定；以部门名义发文的，使用相应部门发文字号。
第二十四条 学校党委、行政联合行文时，主办部门起草的文稿，先由部门单位负责人审核，后由党委办公室审核，转校长办公室会签，再由党委办公室办理发文。
第六章 公文办理
第二十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十六条收文办理主要程序是：
（一）签收。主送学校的各类文电须经党委办公室、校长办公室统一签收、登记、审核并组织运转；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级单位文件，送交党委办公室或校长办公室运转。党委办公室、校长办公室专门人员对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
（三）初审。公文登记后，应分别送党委办公室、校长办公室负责人初审。初审的重点是：是否应当办理，是否已经办理，是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。
（四）批办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围；凡标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由党委办公室主任、校长办公室主任按照工作分工和业务职能，提出拟办意见报请有关校领导批示或转有关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文，应送学校主要领导；属于某一方面工作的公文，应送分管校领导。属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办部门、学院、单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完成。
（五）传阅。根据校领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或批转。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。除校领导有指示外，公文不应在校领导之间自行横传。除特殊情况外，学校领导不受理未经学校办公室呈送的公文。
（六）承办。承办单位对党委办公室、校长办公室交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还学校办公室，不得擅自转送其他单位。
（七）催办。党委办公室、校长办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。
（八）答复。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十七条 发文办理程序是：
（一）复核校对。文件制发前学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前拟文单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记编号。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文字号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
（二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由党委办公室、校长办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。公文印制完毕，应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查无误后，规范用印并分发。除正式公文盖印外，原稿也应盖印，以示办结。
根据工作需要和文件属性，公文印发后由党委办公室或校长办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公自动化系统发布，不再以纸质形式下发。
第二十八条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。绝密公文传递前要使用专用信封单独封装，加贴密封签或加盖密封章。
第二十九条 公文办理完毕后，应按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。
第七章 公文管理
第三十条学校各部门、学院、单位应当建立健全本部门单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十一条校外来文根据种类、途径和内容由党委办公室、校长办公室专人管理。加强机要保密室和机要阅文室管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十二条学校各单位在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由原确定密级的单位或者上级部门决定。
第三十三条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十四条严格落实涉密公文保密管理有关规定。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经分管机要保密的校领导或党委办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十五条公文的撤销和废止，由发文单位或上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为无效；公文被废止的，自废止之日起失效。各单位应当根据情况变化及时废止文件。
第三十六条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十七条 对录有密级公文的计算机硬盘、光盘等应按同密级公文管理。
第三十八条部门单位合并时，全部公文应当随之合并管理；撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十九条新设立的部门单位应当向党委办公室或校长办公室提出发文单位代字立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部门单位合并或者撤销时，进行相应调整。
第八章 附 则
第四十条学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过南京中医药大学办公自动化系统，依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本办法执行。
第四十一条学校各二级党组织、各部门、学院、单位的有关公文处理工作，参照本办法执行。
第四十二条本办法自发布之日起施行，由党委办公室、校长办公室负责解释。
附件：1.南京中医药大学公文版头
2.南京中医药大学公文版式
3.南京中医药大学常用机关代字
4.党政联合行文样张
5.党委行文样张
6.行政行文样张
7.党委办公室行文样张
8.校长办公室行文样张
9.党政联合发文（请示）格式样张
附件1
南京中医药大学公文版头
公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志。南京中医药大学公文版头由党委办公室、校长办公室统一拟制和管理。
一、文件格式版头及适用范围
(一)“中共南京中医药大学委员会文件”。学校党委文件，适用于：学校党委对职责范围内重大事项的决定；传达上级党组织的指示；转发上级党组织的公文；向上级组织汇报工作、反映情况的报告；向上级党组织的请示；任免干部等。
(二)“南京中医药大学文件”。学校行政文件，适用于：校行政对职责范围内重要事项的决定；对校内各单位布置重要工作；向校内外宣布重大事项的公告;在校园内公布的通告；传达上级部门的指示；转发上级的公文；传达有关单位需要周知或共同执行事项的通知；干部的任免和聘用；向上级汇报工作、反映情况；向上级的请示；以及必须以南京中医药大学名义办理的公文等。
(三)“中共南京中医药大学委员会办公室文件”。党委办公室文件,适用于:党委办公室职责范围内事项的公文，或根据学校党委授权，传达党委的决议或决定，转发上级机关的文件，发布有关事项,向上级机关报告、请示工作等。
（四）“南京中医药大学校长办公室文件”。校长办公室文件，适用于：校长办公室职责范围内事项的公文，或根据学校行政授权传达学校行政的决议或决定，转发上级机关的文件，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作等。
（五）“中共南京中医药大学纪律检查委员会文件” “中共南京中医药大学委员会保密委员会文件”“南京中医药大学工会委员会文件”“共青团南京中医药大学文件”分别用于纪委、保密委、工会和团委制发公文。
二、函件格式版头及适用范围
（一）“中共南京中医药大学委员会”。学校党委函件，适用于：以中共南京中医药大学委员会名义向无隶属关系的相关单位商洽工作、征询意见，对下级党组织的批复等。
（二）“南京中医药大学”。学校行政函件，适用于：以学校名义向无隶属关系的相关单位商洽工作、征询意见，答复下级部门单位请示事项的批复等。
（三）“中共南京中医药大学委员会办公室”。党委办公室函件，适用于：以中共南京中医药大学委员会办公室名义，向无隶属关系的相关单位发出的公文等。
（四）“南京中医药大学校长办公室”。校长办公室函件，适用于：以南京中医药大学校长办公室名义，向无隶属关系的相关单位发出的公文等。
附件2
南京中医药大学公文版式
根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），结合我校实际工作需要，制定本版式。
一、版面要求
（一）页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
（二）页面设置
A4型纸张，页边距上3.6厘米、下3.6厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。文档网格每行28个字、每页22行。
二、公文格式各要素的版面划分
版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
三、版头
版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等。
（一）份号
如需标注份号，用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度
如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志
发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用方正小标宋简体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，应当将主办单位名称排列在前。
（五）发文字号
编排在发文单位标志下空二行位置，公文首页红色分隔线以上位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
四、主体
主体包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期和印章、附注、附件等。
（一）标题
用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）主送单位
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
（三）正文
公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（四）附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）发文单位署名、成文日期和印章
1. 加盖印章的公文。成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一单位行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
2. 不加盖印章的公文。单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。
3. 成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
4. 特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（六）附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（七）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
五、版记
（一）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
（二）抄送部门
如有抄送单位，用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送部门名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。抄送单位应按照一定顺序排列，上级单位在前，其次为同级单位，再次为下级单位，按照党、政（地方政府在前、部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。
既有报送部门又有抄送单位时，应将报送部门置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
（三）印发单位和印发日期
学校党政公文的印发单位为“南京中医药大学党委办公室”或“南京中医药大学校长办公室”。印发单位和印发日期用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
六、页码
用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
七、特定格式
（一）信函
发文单位标志上边缘至上页边为30mm，下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。首页不显示页码。版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
（二）纪要
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。标注出席人员名单，用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。
附件3
南京中医药大学常用机关代字
一、以学校党委、行政名义发出的公文使用“南中医大委”、“南中医大”，或由党委办公室、校长办公室依据主办文件的部门确定机关代字。具体如下：
“南中医大委组”，党委组织部主办
“南中医大委宣”，党委宣传部主办
“南中医大委统”，党委统战部主办
“南中医大委校”，党校主办
“南中医大委关”，校关工委主办
“南中医大学字”，党委学工部、学工处主办
“南中医大研字”，党委研究生工作部、研究院主办
“南中医大保字”，党委保卫部、保卫处主办
“南中医大规字”，发展规划处、社会资源处主办
“南中医大人字”，人力资源处主办
“南中医大教字”，教务处主办
“南中医大科字”，科学技术处主办
“南中医大外字”，国际合作与交流处、国际教育学院主办
“南中医大外出字”，国际合作与交流处、国际教育学院主办
“南中医大财字”，财务处主办
“南中医大审字”，审计处主办
“南中医大后字”，后勤管理处主办
“南中医大资字”，国有资产与实验室管理处主办
“南中医大基字”，基本建设处主办
“南中医大离退字”，离退休工作处
“南中医大继教字”，继续教育学院主办
“南中医大图字”，图书馆、博物馆主办
二、以党委办公室或校长办公室名义发出的公文，使用“南中医大委办”“南中医大委办函”或“南中医大办字”
“南中医大办函字”。
三、学校其他发文机关使用的机关代字
“南中医大委纪”，中共南京中医药大学纪律检查委员会
“南中医大委密”，中共南京中医药大学委员会保密委员会
“南中医大工”，南京中医药大学工会委员会
“南中医大团”，共青团南京中医药大学委员会
